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Bitável Contas Online " Agilize seu processo de Faturamento e Arrecadação "

“The Council for Electronic Billing and Payment believes that wide scale adoption and product innovation will occur only when the executives in the B2B space have a broader understanding of electronic invoice presentment processes and related payment options” Jane Wallace, acting Chair of the Council and CEO of the Consumer and Payments Division at Princeton eCom.

Atualmente, grande parte das organizações utiliza diariamente a Internet e dispõe de sistemas de informação que suportam toda a área financeira da organização.

A solução passa por otimizar os sistemas de informação existentes, essenciais para o bom funcionamento da organização. Reorganizar todo o processo de emissão/recepção e conferência de faturas é o principal objetivo. O uso da Internet torna-se assim um meio essencial de emissão/recepção de documentos, neste caso concreto, de faturas.

A eliminação de custos elevados com os processos tradicionais de emissão/recepção, a disponibilização rápida e eficaz de documentos aos compradores 24 horas por dia, a supressão de problemas de envio bem como a sua disponibilização imediata, e um controle através de relatórios diários/mensais são a solução para o problema apresentado.

A solução de faturamento eletrônico (e-Billing), "Bitável Contas Online", é uma solução Web-based com interface amigável (user-friendly) e de navegação muito simples e intuitiva.

Baseada na ideia de um portal, onde cada utilizador tem que estar registado, esta solução oferece um conjunto de funcionalidades úteis e eficazes para a criação/gestão/controle das faturas da organização.

O XML (eXtensible Markup Language) é a tecnologia eleita para utilização em intranets e extranets. A sua utilização torna possível uma infinidade de formatos para intercâmbio de dados, tornando-os independentes relativamente às plataformas de software existentes. Os dados trocados com a solução de e-Billing suportam a utilização do XML.

A solução de Faturamento Eletrônico (e-Billing), "Bitável Contas Online", divide-se em cinco grandes áreas:

Nesta área é apresentada uma grande diversidade de funcionalidades, que permitem ao fornecedor/cliente facilitar o acesso e introdução das faturas no sistema:

Pesquisa de faturas, de acordo com critérios definidos;
Visualização de faturas com os seus detalhes;
Criação de faturas;
Gestão de alertas;
Notificação ao cliente de uma nova fatura;
Importação / exportação de faturas, no formato XML e CSV;
Alteração de estado de faturas (visualizadas, liquidadas, etc);
Workflow de aprovação de faturas.

Esta é uma das áreas na qual as organizações normalmente se encontram mais vulneráveis. Nesta solução é facultado um conjunto de meios que se traduzem num controle rigoroso da conferência da fatura com a nota de encomenda que lhe deu origem. Tem-se então disponível:

Conferência das linhas da fatura com a respectiva nota de encomenda;
Pesquisa sobre faturas não idênticas a notas de encomenda;
Tratamento manual de faturas não compatíveis com notas de encomenda;
Informação pormenorizada da fatura que não se apresenta idêntica à nota de encomenda, indicando a linha da fatura que originou a diferença entre os dois documentos;
Histórico de erros encontrados na conferência das faturas.

Uma das principais vantagens desta solução é permitir um contacto imediato com a outra parte interessada, ou seja, a facilidade e rapidez de comunicação entre fornecedor/cliente. A solução também guarda um histórico de todas as interacções que se venham a verificar. A disputa de facturas permite então:

Conforme legislação em vigor, o sistema deve permitir a criação de mapas legais para posterior utilização. É facultado assim:

Criação de fornecedores;
Atribuição de permissões a utilizadores;
Perfil do fornecedor (nome, morada, email, moeda, password);
Preferência de contacto do comprador/fornecedor (e-mail,fax);
Armazenamento / Recuperação de facturas;
Associação de fornecedores / compradores a fluxos de aprovação distintos;
Definição das regras de conferência de facturas;
Associação de fornecedores a clientes, e vice-versa;

“E-billing has become more than a way for businesses to cut costs-it offers a new way to reach customers, add value, and increase revenue. Billing service providers and bill consolidators offer help for companies that want to unload some of the heavy lifting or extend their reach.” Information Week - November 22, 1999 By Jeetu Patel, Pat Turocy, and Joe Fenner

As vantagens inerentes à adopção desta solução podem ser divididas em duas partes distintas:

A adopção por parte do fornecedor (emissor de facturas) da solução de e-Billing cria um conjunto de oportunidades e serviços acrescidos a disponibilizar aos clientes, nomeadamente:

Redução real de custos
- Substituição das facturas em suporte de papel por facturas num formato electrónico;
- Redução do custo de processamento, impressão e envio;
- Maior controlo dos processos de pagamentos e recebimentos;
- Redução dos tempos de recebimento;
- Solução WEB, ou seja, acessível de qualquer browser em qualquer ponto do mundo.
Análise, controlo e gestão de transacções
- Gestão facilitada com a disponibilização de análises, relatórios e gráficos;
- Integração com ferramentas de análise que permitam um conhecimento exaustivo das transacções e facturações efectuadas.
Marketing One-To-One
- O processo de facturação electrónica, ou seja, a adopção de uma solução Web-based permite ao fornecedor criar inúmeras oportunidades de contacto com o seu cliente e a apresentação dedicada de Produtos/Serviços (através p.e. da inclusão de mensagens de marketing específicas para o cliente, nas páginas de visualização das facturas/relatórios).
Integração de Sistemas
- A solução de e-Billing poderá ser integrada com os sistemas de contabilidade do fornecedor, acrescentando assim um elevado número de potencialidades na questão de tratamentos de dados por parte da organização.
Rentabilização do Sistema
- Numa solução Web-Based existe um conjunto de potencialidades que imediatamente lhe estão inerentes (económica, universal, user-friendly), mas o fornecedor poderá ainda procurar outras formas de rentabilização do sistema disponibilizando espaços nas suas páginas para aluguer (para efeitos de publicidade) ou prospecções de mercado.

A solução de e-Billing traz um elevado número de vantagens para o cliente. Além deste apenas ter que estar ligado à Internet através de um terminal poderá ter acesso a bastantes funcionalidades. São elas:

Acesso e Controlo simplificado
- O cliente fica habilitado a aceder 24 horas por dia às suas facturas, podendo a qualquer momento fazer a conferência das mesmas;
- Após a introdução por parte do fornecedor da factura no sistema, o cliente poderá aceder imediatamente a essa informação, bastando para isso fazer login no sistema;
Segurança
- Garantia de autenticação, confidencialidade, e integridade dos dados através da utilização do Protocolo SSL (Secure Sockets Layer);
- Registo pessoal de cada cliente, permitindo o acesso a áreas reservadas apenas a clientes;
Comunicação Facilitada
- A solução permite ao utilizador reclamar imediatamente uma factura recebida, sendo a reclamação encaminhada de imediato ao fornecedor;
- A utilização de relatórios, gráficos e listagens criados a partir de diversos critérios permitem ao cliente alcançar mais facilmente os seus objectivos e gerir melhor as transacções efectuadas.

Esta solução está concebida para criar/melhorar toda uma série de potencialidades focalizadas unicamente no melhoramento do serviço prestado ao fornecedor/cliente. A Internet aumenta substancialmente a rapidez nas trocas de informação. Deixar o cliente munido de meios eficientes para melhor controlar e gerir o seu negócio, e aceder à informação da forma mais rápida e confortável possível, é fundamental para manter com ele uma boa e sólida relação.

É importante reconhecer as oportunidades estratégicas que advêm da adopção duma solução deste género para uma organização. Muito mais que uma solução para reduzir custos e desenvolver novos rendimentos, a opção é estratégica e significa escolher as relações e interacções com o cliente como ponto central no desenvolvimento do negócio. A organização fica assim preparada para:

Enaltecer a sua posição e imagem como líder de mercado;
Tirar partido das vantagens oferecidas pelas novas tecnologias, com o objectivo de reduzir falhas no processo;
Compreender e alargar as capacidades que advêm da mobilidade, Internet e wireless;
Posicionar a organização com capacidade de tirar partido mais rapidamente das tecnologias de mobilidade;
Quantificar a eficácia das novas formas de comunicação com o cliente, bem como das campanhas (podendo utilizar-se múltiplas campanhas em simultâneo);
Criar novas oportunidades de negócio com parceiros estratégicos.

A diferenciação dos produtos e serviços de uma organização, e a possibilidade da organização ficar em vantagem em relação aos seus mais directos concorrentes, são actualmente a chave para a criação de novas oportunidades.

A adopção das novas tecnologias é sempre um marco significativo na vida de uma organização, pois favorece a competitividade e a abertura de novas janelas capazes de conseguir guiar as organizações ao sucesso.

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